Política de Protección de Datos de la IFLA — texto completo

En el transcurso de su registro y proceso de renovación de membresía, la IFLA recopila datos personales de sus miembros. Las siguientes preguntas y respuestas pretenden aclarar qué información se recopila y para cuáles propósitos.

1. ¿Qué tipo de Datos Personales recopila la IFLA?

La IFLA recopila dos tipos diferentes de datos personales:

  • Datos de Miembros de la IFLA (Para el propósito de esta política “Miembro” incluye afiliados de la IFLA)
  • Los datos relacionados a aquellos que participan en los Grupos Profesionales de la IFLA.

2. ¿Qués en un miembro de la IFLA?

Los miembros de la IFLA son asociaciones, instituciones e individuos, tal como fue mencionado en los Artículos 4.2, 4.3, 4.4, 4.5, 4.6 y 6 de los Estatutos de la IFLA (Versión de octubre de 2008), que avalan los propósitos de la Federación y los asumen para cumplir con estos estatutos. Los miembros han proporcionado su información detallada de contacto y han leído y comprendido la política de privacidad de la IFLA y están actualizados. La IFLA registra la siguiente información detallada de contacto:

  • nombre
  • persona designada de contacto [si aplica]
  • funcionario superior de la organización [si aplica]
  • dirección
  • dirección postal
  • dirección de correo electrónico
  • dirección web [si está disponible]
  • dirección de skype [si está disponible]
  • dirección de twitter [si está disponible]
  • enlace al blog [si está disponible]
  • número(s) telefónico(s)
  • numero(s) de fax [si están disponibles]

3. ¿Quienes son “aquellos que participan en Grupos Profesionales de la IFLA”?

Aquellos que participan en Grupos Profesionales de la IFLA no están obligados a ser miembros de la IFLA. Los Grupos Profesionales son: Junta de Gobierno y sus comités; Divisiones, Secciones, Grupos de Interés Especial, Actividades Fundamentales. Para ser elegido y participar en una Grupo Profesional los individuos deben ser nominados por los miembros de la IFLA que tienen derecho a nominar. Las condiciones de la elección se describen en el Artículo 13 de los Estatutos (para la Junta de Gobierno y sus Comités) y en las Reglas de Procedimiento, 17, 18, 20, 21 (para las Divisiones, Secciones; Grupos de Interés Especial y Actividades Fundamentales). Aquellos que participan en Grupos Profesionales de la IFLA han proporcionado su información detallada de contacto. La IFLA registra la siguiente información detallada de contacto:

  • nombre
  • persona designada de contacto [si aplica]
  • funcionario superior de la organización [si aplica]
  • dirección
  • dirección postal
  • dirección de correo electrónico
  • dirección web [si está disponible]
  • dirección de skype [si está disponible]
  • dirección de twitter [si está disponible]
  • enlace al blog [si está disponible]
  • número(s) telefónico(s)
  • numero(s) de fax [si están disponibles]

4. ¿De dónde provienen los datos personales que recopila la IFLA?

La IFLA recopila, almacena y procesa la siguiente información de nuestros miembros:

  • Los datos proporcionados a nosotros de la Aplicación de Membresía y Formularios de Registro de Secciones
  • Los datos proporcionados a nosotros del Formulario de Actualización de Membresías
  • Los datos proporcionados a nosotros de los Formularios de Registro y Actualización de Grupos Profesionales
  • Comunicaciones importantes intercambiada s por correo postal y por correo electrónico
  • Todas las facturas, incluyendo los datos financieros incluidos en ellas
  • Archivos de datos de membresías pasados y facturas de la misma naturaleza que las descritas en la información de arriba, de comunicaciones, facturas y documentos de archivos no serán publicados de ninguna manera.

5. ¿Qué son exactamente estos datos personales?

Los datos que la IFLA recopila están relacionados con los miembros y personas individuales (como fue descrito arriba) e incluyen:

  1. detalles de contacto para la persona responsable dentro de una organización o institución;
  2. detalles de contacto relacionados a las personas nominadas y/o electas para los Grupos Profesionales de la IFLA;
  3. detalles de contacto de miembros personales de la IFLA;
  4. detalles de contacto relacionados a las personas que se han registrado en un servicios de suscripción de la IFLA incluyendo boletines y listas de correos;
  5. correspondencia o comunicaciones importantes y facturas relacionadas a las actividades de membresías;
  6. correspondencia importante relacionada a las personas nominadas y/o electas para Grupos Profesionales de la IFLA.

Donde la IFLA mantiene tales datos personales, respetamos su privacidad y comprendemos la necesidad para resguardar los datos que proporcionó a nosotros seguros, de acuerdo con la Ley Holandesa. Los miembros pueden revisar sus datos personales a través del sistema de membresías de la IFLA, y cuando estén incorrectos, pueden modificarlos o eliminarlos.

6. ¿Cuánto tiempo guardará los datos personales la IFLA en sus archivos?

La información financiera no será guardada más de siete años, de acuerdo a la Ley Holandesa. Los datos personales no serán guardados por más de dos años seguidos de la cancelación o supresión de la membresía.

7. ¿A que se refieren con “recopilar, almacenar y procesar”? ¿Por qué lo hacen?

Nosotros recopilamos, almacenamos y procesamos estos datos para nuestros registros de membresía; y propósitos relacionados a la membresía y nuestros grupos profesionales tal como son requeridos bajo los Estatutos. Nosotros podemos proporcionar listas de membresías actualizadas a nuestros directivos responsables del envío de membresías y comunicaciones enlistadas bajo sus beneficios como miembro, tales como: la revista de la IFLA, noticieros de Secciones, el Reporte Anual, el Directorio de la IFLA. Esto también puede ser utilizado para el envío de correos de interés general y comunicaciones relacionadas al congreso anual de la IFLA y las actividades de la Federación.

8. ¿Con quién comparte esta información la IFLA?

Como una organización internacional con una membresía mundial, frecuentemente es necesario que la IFLA comparta sus datos con nuestros miembros, Oficinas Regionales y Directivos de Secciones, y socios externos tanto dentro como fuera de la Unión Europea con el objetivo de cumplir nuestras tareas y responsabilidades para nuestros miembros. Las organizaciones de socios externos son organizaciones con las cuales la IFLA trabaja en cooperación o con las que tiene un acuerdo. El gobierno holandés ha identificado países fuera de la Unión Europea que, en su opinión, carecen de leyes de protección de datos personales. Esta lista incluye a la mayoría de los países en los que se encuentra la mayoría de nuestros miembros, Directivos de Secciones y Regiones, y de socios externos. Su información puede ser enviada a estos países durante su membresía.

9. ¿Para qué propósitos serán utilizados los datos personales?

Los datos personales que sean proporcionados en los formularios de registro/renovación de membresía y en los formularios de registro y renovación para los grupos profesionales serán utilizados para los siguientes propósitos:

  1. La administración de membresías incluyendo la membresía de comités profesionales y servicios de suscripción.
  2. Notificación de los Funcionarios de la IFLA y detalles de Miembros de Grupos Profesionales en el sitio web de la IFLA (disponible para el público). Notificación de Miembros de Grupos Profesionales únicamente incluirán detalles básicos de la membresía (nombre, institución (cuando sea apropiado) y país).

De acuerdo con la Ley Holandesa, los miembros de la IFLA tienen derecho a revisar sus propios datos personales en cualquier momento y corregir cualquier información que no es correcta. 

10. Dentro de la organización, ¿quién es responsable de la Política de Protección de Datos?

De acuerdo con la Ley Holandesa, la IFLA declara que en relación a esta Política de Protección de Datos la instancia responsable es la Junta de Gobierno de la IFLA. El comité ejecutivo es la Secretaría General de la IFLA.

Detalles de contacto

Secretaria General de la IFLA

Sede de la IFLA
Prins Willem-Alexanderhof 5,
2598 BE La Haya
Países Bajos

PO Box 95312
2509 CH La Haya
Países Bajos

Tel +31 70 3140884
Fax +31 70 3834827
Email ifla@ifla.org
Sitio web www.ifla.org/ES/hq

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Última actualización: 26 Febrero 2013