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Preparación de Documentos para su Publicación en IFLANET

English translation

Los Coordinadores de Información y otros deben atenerse a los siguientes procedimientos y directrices al elaborar documentos o enviar cambios a IFLANET.

1. Tipos de archivos electrónicos aceptados

IFLANET sólo puede aceptar documentos con los siguientes formatos:
  • MS-Word / Excel /PowerPoint (no convertir a texto en formato ASCII)
  • PostScript and Encapsulated PostScript
  • Adobe Acrobat PDF files

IFLANET no acepta archivos en formato de autoedición (por ej., PageMaker, Quark XPress, InDesign) o en otros formatos comerciales. Los Coordinadores de Información que deseen enviar información en formato de base de datos a IFLANET deben ponerse en contacto con la Administración de IFLANET directamente.

Si un documento contiene gráficos, éstos se deben enviar como archivos separados en formato GIF, JPG, JPEG, TIF o TIFF. IFLANET no puede convertir formatos gráficos patentados como Corel.

Si es necesario comprimir los archivos para poder enviarlos, utilice formatos de compresión comunes (WINZip preferentemente).

2. Metadatos administrativos requeridos

Para facilitar la identificación de los documentos remitidos a IFLANET para su publicación, éstos deben incluir los siguientes metadatos:
  • nombre(s) del autor(es)/institución
  • Nombre del Coordinador de Información
  • Unidad de la IFLA u otra afiliación
  • título descriptivo del documento
  • dirección de correo electrónico
  • dirección de correo postal/número de teléfono

3. HTML (Hypertext Markup Language) Aceptado

Los Coordinadores de Información y otros no deberían codificar en HTML los documentos que presenten. En la práctica, es muy difícil mantener la coherencia de las páginas de IFLANET cuando muchas personas realizan su propia codificación de los documentos en HTML. Se tarda más en modificar los documentos recibidos en formato HTML que en codificarlos inicialmente. Se ruega enviar sólo documentos en formatos reconocidos.

4. Información necesaria sobre la estructura y ubicación de los documentos

Para facilitar la codificación en HTML y la ubicación de las páginas en IFLANET, los Coordinadores de Información y otros deben aportar información sobre la estructura de los documentos y su correcta localización. Aunque IFLANET utiliza plantillas, se necesita información sobre la estructura de los documentos para poder codificarlos adecuadamente (una manear sencilla de facilitar esta información es enviar la versión impresa, si es posible, junto a la versión electrónica).

Se ruega facilite la siguiente información sobre la estructura de los documentos y su ubicación:

  1. Indique qué tipo de documento es y dónde debería ubicarse en IFLANET. No olvide indicar la URL concreta de la página desde donde se debe enlazar el nuevo documento.
  2. Indique dónde deben colocarse los gráficos en el documento, si los huebiera.
  3. Indique cuáles son los enlaces entre los componentes de un documento que consta de varias partes.
  4. Indique cuál es el texto del enlace en la página desde donde se remite al nuevo documento (es decir, las palabras que actúan como enlace).

Modificación de documentos existentes

Cuando desee introducir modificaciones en documentos ya existentes, debería ser lo más específico posible en cuanto a la página y dónde en ella se quieren hacer los cambios. La Administración de IFLANET recibe cientos de peticiones de modificación de las miles de páginas que contiene su servidor y, por ello, SER ESPECÍFICO es fundamental. Además de lo que acabamos de indicar en la Sección 4, se ruega incluir los siguientes datos cuando solicite hacer cambios:
  1. La URL de la página que se desea modificar tal como aparece en IFLANET.
  2. Qué párrafo(s) va(n) a cambiarse o sustituirse.
  3. Qué enlace(s) se va(n) a añadir or eliminarse (incluya la URL).
  4. El texto que servirá de enlace.
En el caso de documentos extensos que se desean actualizar, como listas de direcciones, se ruega enviar sólo los cambios y no el documento completo otra vez ya que es una pérdida de tiempo volver a elaborar un documento entero para sólo introducir unos cuantos cambios. Por ello, enví sólo los cambios e indique dónde se localizan en el documento.
Nota: No olvide facilitar las URLs y los nombres de los archivos cuando haga referencia a documentos y páginas de IFLANET ya que ésta es la manera más eficaz de identificar las páginas relevantes de entre las miles que contiene el servidor.

5. Bases de Datos

Las bases de datos, que pueden ser más complicadas porque utilizan más recursos, se tratarán individualmente, por lo que le rogamos se ponga en contacto con la Administración de IFLANET para discutir su caso.

6. Envío de documentación no electrónica

Los Coordinarios de Información deberían enviar sus documentos en formato electrónico, si es posible. En los casos en que esto no sea posible (por ej., archivos que se han perdido, documentos en alfabeto no romano), los documentos en papel se deben escanear y convertir a formato PDF antes de enviarlos. Por favor, asegúrese de que la versión en papel que escanee sea de la máxima calidad posible, de lo contrario no se podrá incluir en IFLANET.
Nota: El personal de IFLANET no picarán o escanearán sus documentos en papel.

7. Envío de archivos a la Administración de IFLANET

Para enviar documentos a IFLANET, debe utilizar uno de los siguientes procedimientos:

7.1 Como Documentos Adjuntos en Correos Electrónicos

Basta con adjuntar el documento a un mensaje de notificación y enviarlo a: IFLANET@ifla.org. No olvide indicar las URLs y los nombres de los archivos cuando haga referencia a doucmentos en páginas de IFLANET.

7.2 CD-ROM, DVD-ROM

Otra posibilidad es enviar archivos electrónicos en CD-ROM o DVD-ROM a la dirección postal de en La Haya, indicando claramente el contenido del paquete. Además, debe incluir un listado del contenido del CD o DVD.

Dirección de envío:
IFLANET Administration
P.O. Box 95312
2509 CH La Haya
Países Bajos

8. Tiempos de respuesta y fechas importantes

El período de tiempo para la colocación de material en IFLANET es generalmente de 48 horas tras recibirlo en el correo de IFLANET. Este es el plazo de respueta durante la "temporada baja", desde septiembre hasta abril del año siguiente. Durante la "temporada alta", desde mayo a agosto, a medida que se acerca la fecha del Congreso el tiempo de respuesta puede variar de entre siete y diez dias debido a la gran cantidad de trabajo acumulado. Si necesita realizar muchos cambios, tenga presente estos plazos y no los deje para el último momento antes del Congreso.