Dans cette communication, je montrerai quelle était la mission du groupe de travail et de ses membres et je donnerai un bref aperçu historique à cette étude. Je présenterai ensuite l’objet de l’étude et la méthodologie utilisée, ainsi que les conclusions et les recommandations qui en découlent pour les notices bibliographiques nationales. Je conclurai par une discussion sur les points qui, selon le groupe d’étude, doivent logiquement former la prochaine étape (à la condition que ce rapport soit validé par le comité permanent). Notez, je vous prie, que de nombreuses parties descriptives de cette communication sont directement issues du rapport du groupe de travail ou en sont la paraphrase.
En 1991, le Comité permanent de la Section de catalogage de l’IFLA a demandé que soit réalisée une étude sur les exigeances fonctionnelles pour les notices bibliographiques. Cette étude devait reposer sur les opérations principales effectuées par les utilisateurs lorsqu’ils utilisent des notices bibliographiques et prendre en compte tous les types de supports qu’ils peuvent être amenés à utiliser. L’étude devait s'appuyer sur un substrat théorique et utiliser la technique du modèle entité-relation. Elle devait éviter de privilégier aucun des codes de catalogage existants. De plus, l’étude devait inclure des recommandations spécifiques minimales pour les notices bibliographiques nationales, établies à partir des conclusions de l’étude.
Les membres du groupe d’étude représentent tout d’abord la section de catalogage de l’IFLA, avec un représentant de la Section Classification et indexation (les deux sections doivent en rendre compte à la Division de l’IFLA sur le Contrôle bibliographique). Les membres actuels du groupe d’étude sont : Olivia Madison (présidente), John Byrum, Thomas Delsey (consultant), Elizabeth Dulabahn (consultant), Suzanne Jouguelet, Dorothy Mc Garry, Elaine Svenonius (consultant), Barbara Tillett (consultant), Nancy Williamson et Maria Witt. Les anciens membres étaient : Nancy John (présidente d'août 1993 à août 1995) et Ben Tucker (consultant, de juin 1992 à juin 1993). Les consultants étaient responsables de la conduite de l’étude et ont été les principaux auteurs du rapport.
L’étude s’est développée à partir des recommandations du Séminaire sur les notices bibliographiques qui s'est tenu à Stockholm (Suède) en août 1990. Elle a été parrainée par l’IFLA-UBCIM Programme et par la Division pour le contrôle bibliographique de l’IFLA. Les principaux points qui formaient la trame de ce séminaire sont les suivants :
Les participants à ce séminaire ont fait neuf recommandations dont deux s'appliquent à cette étude :
A la suite du séminaire de Stockholm en 1990, le projet d'étudier les besoins fonctionnels des notices bibliographiques a été proposé. Les "termes de la mission pour l'étude des fonctions requises des notices bibliographiques" (4/09/1997) donnent à cette étude les buts suivants :
Les fonctions requises s'appliquent à tous les médias et à tous les formats que l'on trouve habituellement dans les bases de données bibliographiques. Les fonctions de la notice ainsi définies découlent de l'éventail des utilisations que l'on peut faire d'une notice bibliographique.
Il est aussi très important que ces fonctions requises permettent le développement et la révision des règles, recommandations et normes de catalogage existants et permettent d'en mesurer l'efficacité.
Les termes de la mission précisaient en outre que l'étude devrait déterminer une structure qui identifie et définisse clairement les entités concernant les utilisateurs des notices bibliographiques, les attributs associés à chaque entité et le type de liens qui peuvent exister entre ces entités. Cette structure devait servir de base pour identifier les attributs et les liens spécifiques permettant de réaliser les opérations que les utilisateurs effectuent au moment où ils utilisent les notices bibliographiques.
De plus, le groupe d'étude était chargé de proposer un niveau minimal de fonctionnalités et de données nécessaires pour les notices créées par les agences bibliographiques nationales. Les critères de définition des fonctionnalités et du niveau élémentaire de données nécessaires conduiraient directement aux résultats de l’étude. Cet ensemble de recommandations pourrait rejoindre certaines des préoccupations majeures exprimées lors du séminaire de 1990, c’est-à-dire le besoin d’une norme pour les notices bibliographiques facilitant le partage de ces notices, aussi bien au niveau national qu'international et permettant ainsi une concentration des efforts et aboutissant à la réduction des coûts de catalogage. Au delà, cette norme pourrait favoriser un meilleur contrôle universel des publications, ce qui reste un objectif central de la Division du contrôle bibliographique de l'IFLA.
Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, en mai 1996, le groupe d'étude a envoyé un projet de rapport pour enquête au niveau mondial. La majorité des réponses reçues au niveau international ont été positives. Le groupe d'étude a reçu beaucoup de suggestions intéressantes, aussi bien générales que spécifiques, sur le rapport. Ces suggestions incluaient l'organisation de l'étude, la définition des termes, ainsi que des demandes d'éclaircissements et de renseignements spécifiques. Ainsi, les enquêtés ont-ils suggéré qu'il fallait davantage d'exemples pour illustrer des points importants et des concepts, qu'il fallait mieux expliquer la différence entre expression et manifestation et entre oeuvre et expression (l'opposition entre aspect intellectuel et aspect matériel) ; ils ont suggéré que les règles du modèle soient expliquées de façon détaillée et fait remarquer que l'étude étaient conçue pour le livre mais peu adaptée au concept de publication en série. Lors de la réunion de février 1997, le groupe d'étude a fait de nombreux changements fondés sur les commentaires reçus et il a réaffirmé de nombreuses composantes de l'étude, mais il est tombé d'accord pour que soient ajoutées davantage d'explications, de développements et/ou de précisions. A la suite de la réunion, le rapport révisé a été présenté à Ingrid Parent, présidente du Comité permanent de la Section de catalogage, pour une enquête complète au niveau du comité qui sera faite lors de la présente conférence.
Le fait de reconnaître que les notices bibliographiques sont utilisées par un large éventail d'utilisateurs, - dont des lecteurs, des employés de bibliothèque, des éditeurs, des diffuseurs, des détaillants, - et par des fournisseurs et des utilisateurs de l'information qui n'appartiennent pas aux circuits traditionnels des bibliothèques, est un autre élément important de l'étude. L'étude prend aussi en compte l'ensemble des applications qui utilisent des notices bibliographiques : dans le domaine des achats ou des acquisitions, dans celui du catalogage, de la gestion de l'inventaire, de la circulation, du prêt entre bibliothèques, de la conservation et de la recherche d'information primaire et secondaire. Il est essentiel d'identifier la diversité des utilisations qui sont faites des notices bibliographiques et l'importance équivalente pour les utilisateurs de la partie description physique et de la partie contenu dans les notices bibliographiques, afin d'identifier les attributs et les liens intéressant les utilisateurs.
Le groupe de travail définit la notice bibliographique comme l'ensemble des données qui sont associées à des entités décrites dans un catalogue de bibliothèque ou dans une bibliographie nationale. Le rapport d'étude commence par définir les fonctions nécessaires pour les notices bibliographiques en termes d'opérations génériques réalisées par les utilisateurs au moment où ils effectuent une recherche bibliographique et où ils se servent d'un catalogue de bibliothèque ou d'une bibliographie nationale. Ces opérations sont les suivantes :
La technique d'analyse entité-relation, qui forme la base de la méthodologie, commence par isoler les entités qui forment les objets essentiels concernant les utilisateurs des notices bibliographiques. Trois groupes ont été définis :
Le premier et le plus important de ces groupes contient quatre entités :
L'étude identifie ensuite les caractéristiques ou attributs associés à chaque entité, et les liens entre ces entités qui intéressent le plus les utilisateurs. Ce sont les attributs qui rendent compte de la façon dont les utilisateurs formulent leurs requêtes ou cherchent de l'information. Les attributs sont décrits selon le point de vue de l'utilisateur. Les consultants considèrent les attributs exprimés dans les ISBD (International Standard Bibliographic Description = description internationale bibliographique normalisée) et les GARE (Guidelines for Authority and Reference Entries = recommandations sur les notices d'autorité et de renvoi) comme leur point de départ.
Voici deux exemples d’entités avec leurs attributs possibles, une manifestation et une personne :
Personne
Le groupe d’étude décrivit ensuite les liens logiques entre les différentes entités et définit ensuite les liens associés avec les quatre entités originelles (oeuvre, expression, manifestation et exemplaire). Par exemple, un lien de manifestation à manifestation peut signifier qu’il s’agit du fac-similé d’une autre manifestation ou du troisième tome d’un traité d’histoire en trois tomes.
Afin d’évaluer la valeur relative de chacun des attributs et des liens associés avec les différentes entités, le groupe se consacra à l'étude de l'importance de chaque attribut et de chaque lien dans les tentatives de l'utilisateur pour trouver, identifier, sélectionner ou obtenir une entité particulière ou un groupe d’entité. Ce faisant, le groupe d’étude se rendit compte que les notices bibliographiques étaient utilisées par des types d’usagers très divers, qui, pris collectivement, utilisaient un large éventail d’applications, en s'intéressant à tous les types de média, de support ou de format. Mais aussi, qui utilisaient un large éventail de références bibliographiques permettant d’identifier des données textuelles, cartographiques, audiovisuelles, graphiques, sur support tridimensionnel, sur film, sur support magnétique ou optique, enregistrées en mode acoustique, électrique, numérique ou optique...
Le groupe de travail dressa ensuite le schéma des attributs et des liens entre les quatre types d’opérations : trouver, identifier, sélectionner et acquérir/obtenir. Ainsi le groupe d’étude classa-t-il les attributs et les liens en fonction de leur importance pour les opérations de l'utilisateur. Ce travail a donné lieu à un examen approfondi et a servi de base aux recommandations concernant les éléments essentiels d’une notice bibliographique nationale. Au niveau national ou institutionnel, il est important de remarquer que les valeurs que l’on peut donner à ces liens et attributs peuvent changer radicalement en fonction des missions et/ou des objectifs de telle ou telle collection de ressources documentaires.
Par exemple, on ne considérera pas que l’attribut titre de l'oeuvre, titre de l'expression ou titre de la manifestation ait la même importance selon que l'on considère la fonction trouver, identifier ou sélectionner. Dans tous les cas, on a cependant donné une valeur élevée ou moyenne à l'attribut titre. Ces titres ont donc été considérés comme des éléments nécessaires pour les notices bibliographiques nationales. On examina aussi les liens entre entités, par exemple, le lien entre une expression et une autre expression lorsque cette dernière est une partie qui dépend d’un ensemble (par exemple, le fascicule ou le numéro d’une publication en série), ce qui s'applique aussi au lien entre oeuvre et expression. Dans ce cas, on a attribué une valeur haute à ce lien pour les opérations trouver et identifier et une valeur faible pour l’opération sélectionner. Le lien de composant à ensemble entre deux expressions a donc été retenu par le groupe de travail dans les recommandations pour les notices de niveau national à cause de sa valeur élevée pour l’opération identifier.
Enfin, le rapport conclut en listant les données élémentaires requises pour une notice minimale. Il les répartit en deux grands groupes : les éléments descriptifs et les accès.
A titre d’exemple, les listes suivantes donnent les éléments recommandés pour les livres.
Il est clair que l'étude ne débouche pas sur un modèle conceptuel de données entièrement développé. Notamment, il ne traite pas de la relation entre les notices bibliographiques et le fichier d'autorité, il ne définit pas non plus ce que devrait être le niveau minimal requis pour le contrôle des notices d'autorité exercé par les agences bibliographiques nationales. Alors que les concepteurs de l'étude étaient persuadés que la question du contrôle par le fichier d’autorité était pour beaucoup dans l'escalade du coût du catalogage, ils décidèrent de centrer le travail sur les seules notices bibliographiques - en premier lieu parce qu'il fallait programmer l’étude en fonction de ce qui pouvait être accompli dans le temps imparti. Cependant, la deuxième et importante phase de l’ensemble du projet consiste à s'attacher aux questions essentielles que posent le contrôle d'autorité. Le groupe d'étude pense que l’on pourrait étendre le modèle aux autres données habituellement présentes dans les notices des fichiers d'autorité.
Enfin, il faudra étudier les conséquences des conclusions de cette étude sur les normes ISBD. Avant de commencer cette étude, la Section de l'IFLA du Comité de catalogage avait déposé un projet de directive pour un ISBD succinct, projet sur lequel elle avait lancée une enquête internationale en 1993. Ce travail a été suspendu par la Section du Comié de catalogage jusqu'à ce que l'étude sur les besoins fonctionnels pour les notices bibliographiques aboutisse. De plus, il sera important d’étudier l'impact que vont avoir les conclusions et les recommandations qui résultent de cette étude sur les différents ISBD et sur les formats MARC.
Traduit de l'américain
Titre de la version originale : IFLA Study on the Functional Requirements for Bibliographic Records Report