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Management of Library Associations Section

Entwicklung von leitlinien und Verfahren für bibliothekarische Verbände

Einleitung

Alle Berufsverbände müssen für sich klare Regeln und Methoden festlegen, die die internen Abläufe und die Außenkontakte mit dem weiteren Umfeld bestimmen. Es muss notwendigerweise ein Gerüst von Grundsätzen und Methoden geschaffen werden, das dazu geeignet ist, zu Konsens und Einigkeit zu kommen und eine allgemein akzeptierbare, gemeinschaftliche Herangehensweise an möglicherweise aufkommende interne und externe Probleme zu ermöglichen. Dieses Gerüst bildet die Infrastruktur, auf die sich die Aktivitäten eines Verbandes stützen und muss sorgfältig formuliert, angenommen und ausgeführt werden. Verbände müssen sich deshalb eine Satzung, Statuten, Regeln und ethische Grundsätze bzw. Verhaltensgrundsätze erarbeiten.

Satzung

Die einen Berufsverband bestimmenden Leitlinien werden in einem gemeinhin als "Satzung" bezeichneten Papier festgehalten oder in dem Dokument, mit dem der Verband rechtlich anerkannt wird. Dieses Grundsatzdokument ist tatsächlich die rechtliche Grundlage, auf der der Verband arbeitet und in Beziehung zu seinen Mitgliedern und dem weiteren Umfeld tritt. Die Satzung ist die rechtliche Grundlage, auf der die Gründung eines Verbandes und all seine Arbeit ruht. Der Text ist meistens sehr allgemein gehalten.

Statuten

Statuten enthalten Erklärungen und Einzelheiten zu den allgemeinen Aussagen, die in der Satzung formuliert wurden. Statuten interpretieren die Satzung in einfacherer und weniger formaler Sprache und liefern Erklärungen zu:
  1. Definition der Mitgliedergruppen
  2. fachliche Qualifikationen
  3. Zusammensetzung, Modus Operandi, Befugnisse und Verantwortlichkeiten des Vorstands (oder des Führungsgremiums)
  4. Festlegungen zur Wählbarkeit eines Mitglieds
  5. Wahlordnung für Funktionärswahlen
  6. disziplinarische Maßnahmen gegen Funktionäre und Mitarbeiter
  7. finanzielle Angelegenheiten, wie z.B. die Berufung eines Rechnungsprüfers, Buchführung und Jahresabschluss, Höhe der Mitgliedsbeiträge und das sonstige Management der Verbandsfinanzen.
  8. Regeln und Verfahren für die Jahresversammlung
    9. Die Statuten sollen auch eine Liste der Funktionäre und eine allgemeine Beschreibung ihrer Verantwortlichkeiten enthalten.

Regeln

Für die ordnungsgemäße Geschäftsführung des Verbandes müssen Regeln aufgestellt werden, von denen einige auch in die Statuten eingearbeitet sein können. Folgende Verfahren müssen festgelegt sein:
  1. die Durchführung von Wahlen
  2. die Ausgabe der Wahlbenachrichtigungen
  3. Verfahren und Fristsetzung für den Eingang von Nominierungen
  4. Feststellung der Wahlberechtigung
  5. die Form der Nominierung und der Wahlzettel
  6. Wahlanleitung
  7. Verfahren der Stimmenauszählung
  8. Wahlprüfung und die Verkündung der Wahlergebnisse
    9. Es können noch weitere Regelungen getroffen werden, in denen Definitionen und Aufgabenbereiche für Ständige Ausschüsse, Arbeitsgruppen, Gruppen für Sonderaufgaben und ähnliche Unterabteilungen festgelegt sind.

Verfahrensordnung

Die Verfahrensordnung enthält die gültigen Standards zur Durchführung von Sitzungen und zum Verhalten während der Sitzungen. Höflichkeit und Relevanz sollte genauso thematisiert werden wie Ratschläge zur Stellung von Anträgen, zum Zurückziehen und Ergänzen von Anträgen, zum Recht auf Antwort und zur Kürze von Wortmeldungen enthalten sein sollen.

Ethische Grundsätze/Verhaltensgrundsätze

Es ist wichtig, Richtlinien zu entwickeln, die die Beziehungen zwischen den Mitgliedern eines Verbandes und den verschiedenen Zielgruppen bestimmen. Das kann mit der Entwicklung ethischer Grundsätze oder Verhaltensgrundsätze erreicht werden, die sich auf die Beziehungen der Mitgliedern untereinander und zu ihrem Verband, zwischen den Nutzern und dem qualifizierten Personal, zwischen dem Personal und dem Arbeitgeber und auf die zu erbringenden Dienste bezieht. Die ethischen Grundsätze sind tatsächlich das Instrument, mit dem der Öffentlichkeit und der Regierung die Seriosität und die Verantwortung des Berufsstandes vermittelt wird. Der Kodex kann deswegen

  1. darauf dringen, dass die Mitglieder sich an die Regeln und Vorschriften des Verbandes halten;
  2. die Mitglieder anweisen, sich an die nationalen Gesetze und politischen Grundsätze des Landes zu halten und keine Aktivitäten zu entwickeln, die den Berufsstand in Verruf bringen könnte;
  3. darauf dringen, dass die Dienstleistungen immer einem hohen Standard entsprechen, dass sich jeder über neue Entwicklungen in seinem Bereich auf dem Laufenden hält und die Verantwortung übernimmt, Berufsneulinge zu betreuen und auszubilden;
  4. die Verpflichtung eines jeden hervorheben, den ungehinderten Austausch von Informationen und Ideen zu ermöglichen;
  5. die Verpflichtung jedes Mitglieds betonen, das Recht eines jeden Menschen auf freien und gleichen Zugang zu Informationsquellen, im Rahmen der geltenden Gesetze und ohne Diskriminierung, zu schützen und zu unterstützen;
  6. Prinzipien enthalten, die zu Themen wie Zensur und Copyright Orientierung geben

Formulierung von Leitlinien

Idealerweise sollten die politischen Leitlinien von einem Komitee, einer Arbeitsgruppe oder einer Gruppe mit dieser speziellen Aufgabe formuliert werden. Weil die politischen Leitlinien Auswirkungen auf die gesamte Organisation haben, sollte in der Erarbeitungsphase sorgfältig und umfassend beraten werden.
Alle Leitlinien sollten in einem Handbuch dokumentiert und den Mitgliedern zugänglich gemacht werden

Annahme der Leitlinien

Nachdem die Leitlinien im Entwurf fertiggestellt sind, sollten sie an die Mitgliedschaft zur Stellungnahme weitergereicht werden. Das könnte ein Tagesordnungspunkt für eine Jahresversammlung sein. Für die Empfehlung zur Annahme oder zur Ergänzung muss eine Resolution vorgelegt werden. Das Führungsgremium des Verbandes und/oder die Mitgliedschaft muss die Leitlinien formal annehmen, damit sie Gültigkeit bekommen. Wenn sie dringend benötigt werden und von der gesamten Mitgliedschaft angenommen werden müssen, um den Statuten zu entsprechen, kann zu dem Zweck eine außerordentliche Versammlung einberufen werden. Alternativ kann auch eine briefliche Abstimmung stattfinden.

Umsetzung der Leitlinien

Das Führungsgremium oder die bezahlten Mitarbeiter des Verbandes sind dafür verantwortlich, dass die Leitlinien umgesetzt werden. Sie müssen bemüht sein, dass neue Leitlinien unter den Mitgliedern verbreitet werden und dass der Verband als Gesamtheit sie befolgt. Bei Bedarf müssen diese Leitlinien vom Führungsgremium, vom Vorstand o.ä. überprüft werden und, falls nötig, Änderungen vorgeschlagen werden. Leitlinien von öffentlichem Interesse, z.B. die, die den öffentlichen Zugang zu Informationen betreffen, sollten so ausführlich wie möglich in den Medien platziert werden. Ein gewisses Geschick beim "Lobbying" ist hilfreich, wenn ein Verband beabsichtigt, neue Leitlinien zu verfolgen, die Auswirkungen auf nationaler/politischer Ebene haben könnten. Dafür könnte es notwendig sein, auf einzelne Regierungsvertreter zuzugehen oder eine größere Kampagne zu initiieren, um Einfluss bei Gesetzesänderungen geltend zu machen. Die Lobbyisten müssen dafür genau mit der Verbandspolitik und den externen Details vertraut sein, um etwas zu bewirken. Für weitergehende Informationen hierzu beachten Sie bitte die Broschüre der IFLA MLA Section "Mehr Lobbyarbeit für die bibliothekarische Gemeinschaft".

Planung

Bibliothekarische Verbände müssen erkennen, dass es richtiger Langzeitplanung, Ausführung und Überprüfung bedarf, um die gewünschten Ziele auch zu erreichen. Deswegen ist es notwendig, strategische Planungen durchzuführen, die dem Führungsgremium klare Anweisungen geben und die ihren Auftrag unterstützen. Die Planungen sollten regelmäßig überprüft, bewertet und überarbeitet werden, damit man mit den internen und den extern im Umfeld des Verbandes stattfindenden Veränderungen mithalten kann.

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