Reserva de Hotel

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Tenga presente que la demanda de habitación en los hoteles de Helsinki siempre es muy alta, por lo que para evitar molestias le recomendamos que haga su reserva lo antes posible. No se aceptarán reservas por teléfono.

El alojamiento en los hoteles está sujeto a disponibilidad y se asignará por orden de petición. En el precio se incluye el desayuno, el IVA y el servicio.

Todas las reservas se deben hacer utilizando el impreso oficial y se deben incluir los datos completos de la tarjeta de crédito, sin los cuales no se tramitará su solicitud.

En el caso de que los hoteles seleccionados estén completos, el Departamento de la Secretaría del Congreso encargado del Alojamiento se reserva el derecho de asignarle un hotel con una categoría y precio similar. Si va a llegar al hotel después de las 18:00 horas, le rogamos que lo comunique a dicho Departamento wlic2012-hotel@kit-group.org.

Pago

Al recibir su reserva de hotel, el Departamento de la Secretaría del Congreso encargado del Alojamiento le cobrará un depósito de 35 euros. El resto del importe total del alojamiento se le cobrará el 10 de junio del 2012 y la Secretaría del Congreso le enviará una factura. Otra posibilidad es hacer una transferencia bancaria por el importe total antes de la fecha indicada anteriormente. No se olvide señalar que los gastos corren a cuenta del ordenante ("free of charge for the receiver account").

A partir del 10 de junio del 2012, sólo se aceptarán los pagos con tarjeta de crédito, que se cargarán al recibir la reserva. La factura no se enviará hasta que la Secretaría del Congreso haya recibido el pago en su totalidad.

Si el 10 de junio del 2012 la Secretaría del Congreso no ha recibido el pago o no puede hacer el cargo a la tarjeta de crédito proporcionada, la reserva del hotel se cancelará según las condiciones de cancelación correspondientes.

Recuerde indicar en todos los pagos el nombre y número del participante y "Hotel del WLIC 2012" ("WLIC 2012 Hotel").

El pago sólo se debe hacer en euros, utilizando uno de los siguientes métodos:

1. Tarjeta de crédito (Visa, Master/Eurocard, AMEX)
2. Transferencia bancaria: El pago se debe hacer en euros a:

K.I.T. Group GmbH Association & Congress Management
Commerzbank AG, Kurfürstendamm 237, DE-10719 Berlin

No olvide que todos los gastos de la transferencia deben ser abonados por el ordenante. No se aceptarán cheques.

Confirmación y Factura

La confirmación de la reserva de hotel se enviará al recibir la solicitud correspondiente y los datos completos de la tarjeta de crédito. La factura se enviará después del 10 de junio del 2012, una vez que se haya realizado el pago.

Cambios y Cancelaciones

Todos los cambios y cancelaciones se deben enviar por escrito (fax, carta o correo electrónico) al Departamento de la Secretaría del Congreso encargado del Alojamiento. Recuerde que los hoteles no aceptarán ningún cambio o cancelación directamente.

La Secretaría del Congreso se quedará con un depósito de 35 euros en el caso de las cancelaciones recibidas antes del 10 de junio del 2012. Cuando las cancelaciones se reciban entre el 10 de junio y el 10 de julio del 2012, la Secretaría le cobrará el coste de una noche de alojamiento. Para las cancelaciones recibidas después del 10 de julio no habrá reembolso. Después de esta fecha, se cobrará en todos los casos el valor total de la reserva indicado en el impreso de reserva de hotel. No habrá devolución, si reduce la duración de su estancia o no se presenta y se cobrará el número total de noches indicadas en el impreso de reserva y confirmadas por el Departamento de la Secretaría del Congreso encargado del Alojamiento. Si no se presenta, su alojamiento quedará libre a las 09:00 horas del día siguiente y no tendrá derecho a reembolso. No obstante, si otra persona ocupa su habitación, la devolución resultante se realizará después del Congreso.

Alojamiento Alternativo

Los delegados que lo deseen pueden realizar su propia reserva en otro tipo de alojamiento diferente al ofrecido por la Secretaría del Congreso.