Le recrutement des volontaires pour la Conférence de Lyon : toute une aventure !

Interview d'Elisabeth Lemau, conservateur général des bibliothèques... et retraitée fort occupée !

Le recrutement des volontaires a été l'objet d'une démarche fortement inscrite dans les objectifs de la Conférence de l'IFLA à Lyon en août 2014.

Il avait été prévu dès l'origine de faire appel à des volontaires en provenance de tous types de bibliothèques, de toutes les régions de France, de tous âges, et pratiquant au moins une voir deux des langues officielles de l'IFLA. L'appel au volontariat – annonce où était précisée l'importance du volontariat et précisant les « contreparties »- a été lancé en juin 2013, via Facebook, le site officiel de l'IFLA... Il s'agissait de créer une équipe de coordinateurs (12 au départ, 23 au final), et de recruter environ 300 volontaires.

Aux volontaires, il était demandé de fournir un CV et une « lettre de motivation » Si, de juin à septembre ; le démarrage fut plutôt lent, fin décembre 2013, il y avait 530 candidatures, dont une centaine « d'institutionnelles » (BNF, centres de formation,...), et beaucoup de personnes venant de bibliothèques municipales dans les candidatures « spontanées ». Quelques centaines d'entretiens téléphoniques et de « tests de langue » plus tard, une première liste de 300 volontaires était établie en février 2014. Deux listes complémentaires étaient également constituées, qui ont permis par la suite de faire face à des désistements quelquefois tardifs (maladie, accident...)

L'élaboration du planning des volontaires a été et restera un « grand moment » dans la vie de certains coordonnateurs – et Volgistic (le logiciel utilisé pour l’occasion) hantera certainement leurs rêves (ou cauchemars) des années durant ! 6 demi-journées de travail (de 20 à 25 heures pour chacun), les horaires à établir en fonction des repas... En tenant compte autant que possible des souhaits exprimés... Bref ! Beaucoup de bonheur... et d'arrachage de cheveux !

Quatre journées de formation ont été proposées (2 à Lyon, 2 à Paris) en juin 2014, permettant de rencontrer certains des coordonnateurs, de présenter l'IFLA et de décrire quelque peu les différents postes de travail...  Et le 15 août 2014, ce sont 295 volontaires sur 298 qui ont répondu « présent » à la Cité Internationale de Lyon pour la matinée de formation et de visite des lieux (suivie pour certains immédiatement d'une après-midi de travail bien remplie!). Ils ont pu endosser pour la première fois la très attendue veste des volontaires, bleue ciel, qui les a fait surnommer « Les Schtroumpfs » par quelques congressistes facétieux...

Cerise sur le gâteau, l'équipe est internationale : 1 Australienne, 3 Africaines, 1 Française vivant au Danemark, 1 Suédois, 2 Allemands, 2 Italiennes, 1 Belge, 1 Luxembourgeois... Les volontaires sont là ! Dès que remontent des problèmes, difficultés, ils sont sur le qui-vive...  Et les questions sont plus que diverses… Où se situe l'entrée B ? Et la registration room ? Et les toilettes ? Puis-je laisser ma voiture garée devant la cité ? Dans quelle cathédrale se situe la chapelle des Bourbons ? Où puis-je acheter une carte SIM / un chargeur ?  Pouvez-vous nous prendre en photo ? …

Les volontaires sont une part discrète mais importante du Congrès, un travail quelquefois épuisant, mais vécu dans une belle ambiance et un sentiment de réelle solidarité, et la certitude de prendre part à un événement somme toute exceptionnel : la rencontre de près de 4.000 passionnés de livres et de diffusion de la culture et du savoir !