Engagement im Verwaltungsrat

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Der Verwaltungsrat und seine Ausschüsse

Der IFLA-Vorstand (Governing Board, GB) trägt für die Verwaltung sowie für die finanzielle und fachliche Führung der IFLA Verantwortung und vertritt den Verband in rechtlichen und anderen förmlichen Angelegenheiten.

Der Vorstand besteht aus:

  • Der/dem Präsidentin/Präsidenten
  • Der/dem designierten Präsidentin/Präsidenten
  • Zehn von der Gesamtheit der Mitglieder gewählten Delegierten
  • Der /dem Vorsitzenden des Fachausschusses
  • Der/demVorsitzenden jedes IFLA-Fachbereichs
  • Der/dem Vorsitzenden des Ständigen Ausschusses der Sektion "Management von Bibliotheksverbänden"
  • Bis zu drei weitere GB-Mitglieder können kooptiert werden, um Fachwissen zur Verfügung stellen oder besondere Anliegen zu vertreten
  • Der/die IFLA-Generalsekretär/in, die/der als Sekretär/in des GB dient, ist von Amts wegen Mitglied

Die/der Präsident/in und die/der designierte Präsident/in und die gewählten Mitglieder des Vorstands werden durch Briefwahl bestimmt. Stimmberechtigte Mitglieder der IFLA in der ganzen Welt können an diesen Wahlen teilnehmen. Die gewählten Mitglieder des Verwaltungsrats amtieren zunächst für einen Zeitraum von zwei Jahren und können für eine anschließende weitere Amtszeit von zwei Jahren im GB verbleiben. Die kooptierten Mitglieder können nur eine zweijährige Amtszeit leisten.

Der Verwaltungsrat verfügt über zwei durch die Satzung festgelegte Ständige Ausschüsse.

Der Geschäftsführende Ausschuss (der aus Präsident/in, designierter/m Präsident/in, Schatzmeister/in, Vorsitzender/m des Fachausschusses, zwei Mitgliedern des Vorstands und der/dem Generalsekretär/in besteht) hat Exekutivverantwortung, die der Verwaltungsrat delegiert, um zwischen den Sitzungen des Verwaltungsrates die Führung des Verbands im Rahmen der durch den Vorstand festgelegten Richtlinien wahrzunehmen.

Der Fachausschuss (der sich aus dem/der in Übereinstimmung mit Artikel 13.3.3 gewählten Vorsitzenden, einer/einem Amtsträger/in jedes Geschäftsbereichs, der/dem designierten Präsidenten/in und zwei Mitgliedern des Verwaltungsrats, den Vorsitzenden der Verbandsausschüsse für Informationsfreiheit, Urheberrecht und andere Themen wie in der Geschäftsordnung festgelegt, sowie - falls erforderlich, einem zusätzlichen kooptierten Mitglied für bestimmte Zwecke und begrenzte Dauer zusammensetzt) sorgt für die Koordinierung der Arbeit aller Einheiten der IFLA, die für berufliche Tätigkeiten, Strategien und Programme verantwortlich sind. Darüber hinaus kann er weitere Ausschüsse, wie den aktuelle Finanzausschuss, und Arbeitsgruppen für die Lösung bestimmer Fragen einberufen.

Präsident/in und designierte/r Präsident/in

Der Präsident führt den Verband während einer nicht-erneuerbaren Zwei-Jahres-Amtszeit und ist deren Hauptvertreter. Die/der Präsident/in arbeitet eng mit der/dem Generalsekretär/in zusammen, um sicherzustellen, dass die vom Vorstand und vom Rat bestimmten Strategien umgesetzt und gefördert werden. Die/der Präsident/in leitet Sitzungen der Generalversammlung, die beim jährlichen IFLA-Kongress stattfinden, und hält eine Auftaktrede bei der Eröffnung des Kongresses. Die/der Präsident/in leitet die Sitzungen des Vorstands, des Geschäftsführenden Ausschusses und anderer Gremien und Beratungsgruppen. Das Amt beinhaltet ein erhebliches Reisevolumen (rund 50 Tage im Jahr), das von Vortragstätigkeiten sowie dem allgemeinen Auftreten als Botschafter für die IFLA und die Bibliotheks-und Informationsberufe geprägt ist. Da nur begrenzte IFLA-Ressourcne zur Verfügung stehen, um einen Teil dieser Reisen zu unterstützen, muss die/der Präsident/in eine starke Unterstützung durch seine/n Arbeitgeber/in und andere haben.

Die/der designierte Präsident/in amtiert in dieser Rolle für zwei Jahre, gefolgt von zwei Jahren als Präsident/in. Die Amtszeit, die nicht verlängerbar ist, bietet die Möglichkeit, Prioritäten zu entwickeln, die bei der Übernahme der Präsidentschaft weiterverfolgt werden können. Die/der designierte Präsident/in arbeitet eng mit der/dem Präsidenten und der/dem Generalsekretär/in. Zudem vertritt sie/er die/den Präsident/in nach Bedarf, zum Beispiel um den Verband zu repräsentieren oder den Vorsitz bei Versammlungen zu führen. Daher beinhaltet dieser Funktion ebenfalls eine erhebliche Zahl von Reisen, Vortragsverpflichtungen und Repräsentation und erfordert deshalb starke Unterstützung durch Arbeitgeber/in und andere. Die/der designierte Präsident/in ist Mitglied des Verwaltungsrats und des Geschäftsführenden Ausschusses sowie des Fachausschusses.

Pflichten der Mitglieder des Verwaltungsrats

Da der Verwaltungsrat so große Verantwortung für die Führung und das zukünftige Wohl des Verbands hat, müssen seine Mitglieder gute Organisationsführung praktizieren*, welche die folgenden Punkte beinhaltet:

  • Konzentration auf IFLAs Zielsetzungen und die angestrebten Ergebnisse für die Mitglieder der IFLA, den Berufsstand und die Gesellschaft
  • Effektive Ausübung klar definierter Rollen, einschließlich derer des Verwaltungsrats und seiner Ausschüsse, der/des Generalsekretärin/s und des Personals der Zentrale sowie der IFLA-Amtsträger/innen und -Mitglieder
  • Die Umsetzung der organisatorischen Werte hinsichtlich guter Organisationsführung in die Praxis, und eine Verhaltenweise, das effektive Leitung vorbildlich fortschreibt
  • Das Fällen wohlinformierter, transparenter Entscheidungen innerhalb eines Systems wirksamer Kontrollen, einschließlich Risikomanagements
  • Die Entwicklung der Effektivität des Führungsteams
  • Verständnis für die Rechenschaftspflicht gegenüber Mitgliedern, Mitarbeitenden, dem Berufsstand und der Gesellschaft sowie die Entwicklung eines aktiven und strategischen Ansatzes zur Erfüllung dieser Pflicht

Eines der Mitglieder des Verwaltungsrats wird zur/zum Schatzmeister/in der IFLA gewählt. Andere werden als Mitglieder in den Geschäftsführenden und den Fachausschuss sowie in andere Gremien oder Arbeitsgruppen, die eingerichtet werden könnten, entsandt. Für jedes IFLA-Hauptprogramm hat der Vorstand einen Beirat eingerichtet, dessen Vorsitz von einem Verwaltungsratsmitglied wahrgenommen wird. Die Mitglieder des Verwaltungsrats werden manchmal gefragt, die IFLA bei wichtigen Konferenzen oder anderen Veranstaltungen zu vertreten, um sicherzustellen, dass die Stimme des Verbands gehört wird.

Von den Mitglieder des Verwaltungsrats wird erwartet, sich (in der Regel ohne Kosten für den Verband) für diese Aufgaben zur Verfügung zu stellen, die unter anderem erfordern, sich dreimal im Jahr zu treffen. Auf dem IFLA-Kongress gibt es zwei Sitzungen: eine am Freitag vor dem Kongress und eine am Freitag nach seinem Abschluss. Der Verwaltungsrat und seine Ausschüsse und Arbeitsgruppen treffen sich zudem im Dezember und April in der IFLA-Zentrale in Den Haag (Niederlande). Die weitere Arbeit wird zwischen den Sitzungen per E-Mail durchgeführt.

Globale Interessenvertretung und der Lohn der Beteiligung

Wenn die IFLA ihr Ziel, eine wirklich global repräsentatierte Organisation zu werden, die die Interessen der Bibliotheks- und Informationsdienste und ihrer Nutzer/innen weltweit vertritt, braucht sie dynamische, engagierte und fähige Menschen aus einer Vielzahl von kulturellen und sprachlichen Kontexten, die sich in ihrem Vorstand betätigen. Das Alltagsgeschäft wird in der Regel in der englischen Sprache erledigt, so das Kompetenz in Englisch für die Mitarbeit erforderlich ist. Darüber hinaus ist es aber auch wichtig für den Verwaltungsrat, dass die IFLA-Arbeitssprachen in ihm angemessen vertreten sind.

Es kann eine zeitaufwendig und fordernde Arbeit sein. Aber es ist auch lohnend. Schon die Möglichkeit, mit Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Bibliotheks-und Informationseinrichtungen und aus unterschiedlichsten Kulturen zu arbeiten, ist sehr inspirierend. Mitglieder haben in der Regel viel Spaß,während sie gleichzeitig danach streben, die Anliegen der Bibliotheks- und Informationsdienstleistungen zu fördern und die Berufsrealität zu verbessern.

Gerald Leitner
Generalsekretär
Oktober 2008

(* Grundlage: Unabhängige Kommission für gute Verwaltungsführung im Öffentlichen Dienst (Großbritannien), Standards für gute Verwaltungsführung für Öffentliche Dienste, 2004)

Letzte Aktualisierung: 23 September 2016